Özellikle büyük şehirlerimizde ve birçok kurumsal kimliği kazanmış veya kazanmaya çalışan orta ve büyük ölçekli işyerlerimizin bazen içinden çıkılmaz hale gelen Mail Ortamı yani Mail Trafiği vardır ki bu ortama biraz daha yakından bakalım. İşyerleri faaliyet alanlarına göre işlerini kolaylaştıracak birçok mail çözümünü ya da iş yazılımını hali hazırda yaygın bir şekilde kullanırlar. Bu yazılımlar kimi zaman iş takip yazılımı kimi zaman stok yazılımı kimi zamanda personel yazılımları gibi birbirinden farklı çeşidi bulunur. Kişiler işlerinin gerektirdiği ölçüde yazılımlar kullanmakta ve bu yazılım pencerelerine dışarıdan bakan bir kişi çoğu zaman programa yabancı kalır. Hali hazırda bu kişi rahat bir ortamda ve bu ortamı renklendiren mide doldurucu ihtiyaçların karşılanması ölçüsünde daha da karmaşık hale gelebilmektedir. “Erdal Bey size mail attım baktınız mı?” diye odadan odaya bağırmak hiçbir zaman vazgeçilmese de “Hayır ne zaman gönderdin?” gibi normal insan fonksiyonlarını zorlayıcı sorularla karşılaşmayan işyerimiz şüphesiz çok azdır.
“Ben üstüme düşeni yaptım tek tuşla herkese bilgi yolladım, artık herkesin haberi var.” şeklinde bir zihniyet oluşmasını sağlayan bu mail ortamları hayatımıza büyük bir kolaylık sağladığı su götürmez. Lakin kişinin bu denli yoğun bir mail trafiğinin ortasında işyerinde yaptığı görevde farklı bir görev yazarken kimsenin iş tanımından günde iki saat mail okur ve maillere cevap verir yazmaz, işte bu anlaşılmaz bir durumdur. Gelen maillere cevap yazmamak bu kişinin şuan kendi yerinden başka bir yerde olması anlamına gelir. “Cevap yazmadı demek ki yerinde yok.” mantığı “Tıklıyorum ama açmıyor, bilgisayar dondu kaldı, maillerim yarım kaldı.” Şeklinde bir yakınmayı Türkçe ye çevirecek olursak “Facebook’da yorum yapıyordum ya da hiç tanımadığım insanların fotoğrafına bakıyordum ya da en gerçeği balon patlatma oyunum yarım kaldı.” gibi bir çeviri yerinde olacaktır. Tabii birde bu Mail Ortamlarının depolanması söz konusudur ki acıtasyon seviyesi üst seviyelere ulaşır. Yönetici çalışanından eskiye dönük bir mailin hesabını soruyor ise günümüz şartlarında bu tamamen o yöneticinin bu çalışan ile şahsi bir meselesi varmış ve bu yüzden onunla uğraşıyormuş havası teneffüs edilmeye başlanır.
Mail Çözümleri işyerlerimizin resmi ortamlardaki işlerine çözüm olabildiği gibi sabah evden çıkmadan işyerinin önündeki börekçiye mail geçip kahvaltımızı neden ayırtmayız anlamak güçtür. Börekçinin sıcak vitrininden seçim yapmak, böreğimizi saran kağıdın ve içine konulan poşetin sesini duymak varken neden mail atalım ki? Aslında börekçi sizden daha yoğundur lakin “Ispanaklı kalmadı, bir dahakine erkenden bana info geçin!” diyen bir börekçi rastlamak hiç de kolay değildir. Mail karmaşasının son noktası böyle olur mu bilinmez ancak doğru bir kullanım ve bilinçli bir kullanıcı sayesinde mail ortamı size yön veren bir çalışma hayatı yerine sizin yön verdiğiniz bir ortama dönüşecektir. Nitekim internet ve bilgisayarın yaygınlaşması ile paralel gelişen bu iletişim aracının asıl amacı zaten iş hayatının karmaşasını daha çekilebilir, düzenli, depolanabilir, öncelik verilebilir, birçok kişiye aynı anda ulaşılabilir ve en önemlisi belgeli hale getirebilmesidir.
Beklediğiniz mail gelmiyorsa belki gelmemesi daha iyidir.
